Autor: Marco Scherb
Die IT-Abteilung setzt Standards und Inhalte werden zentral in einem Content Management-System verwaltet. Trotzdem haben Nutzer das Gefühl, dass sie ihre Informationen aus vielen getrennten Systemen zusammensuchen: Referenzen findet man über die Referenzdatenbank, Studien über die Studiendatenbank, Produktinformationen auf der Produktseite, Wettbewerbsinformationen im ‚War Room‘, Weiterbildungsmaßnahmen im Trainingskatalog. Diese Liste lässt sich noch weit ausbauen.
Der Nutzer nimmt die technische Infrastruktur nicht wahr, sondern nur die Navigationsstrukturen, die ihn zur gewünschten Information bringen. Informations-Silos entstehen also bei der Strukturierung von Information. Genauer gesagt, durch die Tatsache, dass diejenigen, die Informationen erstellen, sich eine Struktur überlegen, in der diese Information zu finden ist: Das Marketing-Team, das für Referenzen verantwortlich ist, überlegt sich nach welchen Kriterien Referenzen gesucht werden können, die HR-Abteilung wie Weiterbildungsmaßnahmen kategorisiert werden und das Produktmarketing wo das Produkt eingeordnet wird und welche Informationsarten für das Produkt zur Verfügung gestellt werden.
Die Informationen werden so unterschiedlich kategorisiert und Attribute werden pro Kategorie für jede Information abgelegt. Der Nutzer navigiert sich dann durch die verschiedenen Ausprägungen pro Kategorie zu der gewünschten Information.
| Informationsart | Kategorien / Filterkriterien |
| Weiterbildungsmaßnahmen | Seniorität, Rolle, Value Creation, Lokation, Verpflichtend |
| Referenzen | Branche, Produkt, Kunde, Projektgröße, Land |
| Präsentationen | Zielgruppe, Produkt, Branche, Sprache, Vertraulichkeit |
| Marktstudien | Quelle, Marktsegment, Land, Produktgruppe, Branche |
| Events | Art, Termin, Ort, Land, Kosten, Produktgruppe |
| Best Practice | Projektart, Projektgröße, Kunde, Produkt, Branche |
Diese Kategorisierung führt dazu, dass Referenzen in einer Referenzdatenbank abgelegt werden, in der die Informationen nach Branche, Produkt, Kunde, Projektgröße, Land und weiteren Referenzspezifischen Filterkriterien gefunden werden können. Diese Lösung ist aus Sicht der jeweiligen Information produzierenden Abteilung natürlich ideal, aber aus Vertriebsperspektive ergibt sich ein weiteres Silo.
Deshalb gilt es genau abzuwägen, wann ein Silo wirklich gerechtfertigt ist. Aktuell gibt es sicherlich in den meisten Unternehmen zu viele Informations-Silos. Es reicht leider nicht, die Ablagesysteme zu standardisieren, sondern auch die Navigationspfade und Zugriffswege sollten entsprechend angepasst werden. Erst wenn die vorhandenen Information nach einer generellen, unternehmensspezifischen Struktur kategorisiert werden und diese Struktur von allen Nutzern verstanden wird, werden Informationen schnell und unkompliziert für die Anwender zugänglich sein.
